Hệ Thống Tổ Chức PARA – Chìa Khóa Nâng Cao Hiệu Quả

Có một hệ thống tổ chức thông tin lý tưởng và linh hoạt sẽ giúp bạn dễ dàng hoàn thành các dự án và nhanh chóng đạt được mục tiêu. Phương pháp PARA chính là một hệ thống đơn giản để sắp xếp mọi loại thông tin trên nhiều nền tảng kỹ thuật số. PARA được xây dựng dựa trên quan sát rằng chỉ có bốn nhóm thông tin bao quát mọi khía cạnh trong cuộc sống: Dự án (Projects), Lĩnh Vực (Areas), Tài Nguyên (Resources), và Lưu trữ (Archives).

Tiago Forte

Bài này Trích từ cuốn The PARA Method, xuất bản bởi Atria Books, một bộ phận của Simon & Schuster, Inc. Bản quyền © 2023 bởi Tiago Forte

Hãy cùng thử tưởng tượng về một hệ thống tổ chức hoàn hảo, một hệ thống có thể gợi ý chính xác nơi để lưu trữ từng mẩu thông tin trong thế giới kỹ thuật số của bạn – mọi tài liệu, tập tin, ghi chú, lịch trình, bản phác thảo và mọi nghiên cứu… Bạn cũng có thể dễ dàng tìm thấy dữ liệu bạn cần bất cứ lúc nào. Một hệ thống như vậy cần cực kỳ dễ thiết lập và thậm chí còn dễ bảo trì hơn. Rốt cuộc, chỉ có những thói quen đơn giản và ít trở ngại nhất mới tồn tại lâu dài.

Hệ thống này cần vừa linh hoạt, thích ứng với nhu cầu của bạn trong từng giai đoạn cuộc sống, vừa toàn diện, để bạn có thể sử dụng nó ở mọi nơi chứa thông tin. Ví dụ: thư mục Tài liệu trên máy tính, nền tảng lưu trữ đám mây hoặc ứng dụng ghi chú kỹ thuật số.

Nhưng quan trọng nhất, hệ thống tổ chức lý tưởng cần trực tiếp mang lại những lợi ích thiết thực trong sự nghiệp và cuộc sống của bạn. Nó sẽ giúp bạn tiến nhanh hơn đáng kể trong việc hoàn thành các dự án và đạt được các mục tiêu quan trọng nhất.

Nói cách khác, hệ thống tối ưu để tổ chức cuộc sống của bạn là một hệ thống có tính thực tiễn (actionable). Thay vì tạo thêm trở ngại và trì hoãn những hành động làm nên sự khác biệt, hệ thống này sẽ kéo những hành động đó lại gần hơn, giúp chúng dễ bắt đầu và kết thúc hơn.

Sau hơn một thập kỷ thử nghiệm, giảng dạy cho hàng nghìn học viên và huấn luyện các chuyên gia đẳng cấp thế giới, tôi đã phát triển thành công một hệ thống như vậy. Hệ thống này hiện đang được sử dụng bởi nhiều đối tượng, từ học sinh tiểu học đến các tập đoàn đa quốc gia.

Nó được gọi là PARA – một hệ thống đơn giản, toàn diện nhưng linh hoạt để tổ chức mọi loại thông tin trên mọi nền tảng kỹ thuật số.

Bạn muốn ghi chú lại một đoạn văn hay trong quyển sách ư? Hay cần lưu một tin nhắn thoại về ý tưởng tuyệt vời vừa chợt đến? Hoặc chỉ đơn giản là trích dẫn lại mấy câu nói truyền cảm hứng từ một buổi phỏng vấn, hoặc vài đường link trang web hữu ích, hay ghi chú một cuộc họp, cuộc gọi quan trọng nào đó? Hay có khi là mấy tấm hình gợi nhớ kỷ niệm hoặc vài dòng nhật ký của riêng bạn? Hệ thống này sẽ giúp bạn “bảo toàn” mọi thông tin đến tận sau này luôn. Không chỉ là lưu trữ, mà còn giúp bạn sử dụng thông tin hiệu quả để đạt được bất cứ mục tiêu nào bạn đặt ra! Hấp dẫn quá phải không?

Hệ thống này được gọi là PARA, viết tắt của các từ tiếng Anh này: Projects (Dự án), Areas (Lĩnh vực), Resources (Tài nguyên) và Archives (Lưu trữ). Hệ thống dựa trên một ý tưởng đơn giản: mọi thông tin trong cuộc sống có thể được gom gọn thành bốn nhóm trên thôi.

• Dự án (Projects): bao gồm những công việc cụ thể mà bạn đang thực hiện, dù ở công ty hay trong cuộc sống cá nhân, tất cả đều hướng đến một mục tiêu nhất định. Ví dụ: thiết kế website, mua máy tính mới, viết báo cáo nghiên cứu, sửa sang phòng tắm, hoàn thành khóa học tiếng Tây Ban Nha, hay bố trí phòng khách chẳng hạn.
• Lĩnh Vực (Areas): những mảng quan trọng trong công việc và cuộc sống mà bạn cần quan tâm lâu dài. Ví dụ như: ở công ty thì có marketing, nhân sự, quản lý sản phẩm, nghiên cứu và phát triển,…; Còn trong cuộc sống có sức khỏe, tài chính, con cái, viết lách, chăm xe, nhà cửa.
• Tài Nguyên (Resources): Các nguồn tài liệu/thông tin về những chủ đề bạn quan tâm và đang tìm hiểu, chẳng hạn như thiết kế đồ họa, làm vườn hữu cơ, lập trình web, ẩm thực Nhật Bản, nhiếp ảnh, hoặc các tài liệu về marketing.
• Lưu Trữ (Archives): Mọi thứ đã “hết hạn” thuộc ba nhóm trên. Ví dụ như dự án đã hoàn thành hoặc tạm ngưng, lĩnh vực không còn hoạt động hay liên quan, hoặc nguồn tài nguyên mà bạn không còn hứng thú nữa – gom hết vào đây để tham khảo về sau.

Tư duy sắp xếp thông tin cho cuộc sống hiệu quả

Có vẻ khó tin khi toàn bộ hệ thống thông tin trong cuộc sống hiện đại lại có thể gói gọn trong vỏn vẹn 4 danh mục đơn giản. Thế nhưng hãy nghĩ đơn giản đi, bởi nếu cách bạn tổ chức thông tin cũng rối ren như cuộc sống của bạn, việc quản lý chúng sẽ ngốn thêm kha khá năng lượng và thời gian.

Hầu hết chúng ta học cách tổ chức thông tin từ khi còn trên ghế nhà trường, với những ghi chép, tài liệu được phân loại theo môn học như Toán, Sử, Hóa… Và rồi ta cứ thế mang lối tư duy đó vào đời, phân loại dữ liệu theo các chủ đề rộng lớn như “Marketing”, “Tâm lý học”, “Kinh doanh” hoặc “Ý tưởng”.

Cách làm này hoàn toàn vô nghĩa ở giai đoạn sau khi bạn trưởng thành! Tại nơi làm việc, không có lớp học, kỳ thi, bảng điểm hay bằng cấp. Cũng không có giáo viên ra đề để bạn ghi lại, bởi đơn giản là chẳng có “bài kiểm tra cuối kỳ” nào cả.

Những gì bạn có, cả trong công việc và cuộc sống, là những mục tiêu mình đang theo đuổi. Bạn có thể đang ra mắt sản phẩm mới, đưa ra quyết định quan trọng hoặc đạt chỉ tiêu doanh số hàng quý. Bạn đang lên kế hoạch cho một kỳ nghỉ gia đình vui vẻ, xuất bản một ấn phẩm mới, hoặc tìm kiếm dịch vụ giữ trẻ giá cả phải chăng gần nhà.

Trong suốt ngày bận rộn, khi cố gắng hoàn thành mọi việc, bạn chắc chắn sẽ không có thời gian để lục tung cả một mớ thông tin hỗn độn trong danh mục rộng như “Tâm lý học” để tìm kiếm bài báo bạn đã lưu từ sáu tháng trước.

Thay vì sắp xếp thông tin theo chủ đề như thời đi học, tôi khuyên bạn nên phân loại chúng theo các dự án và mục tiêu đang theo đuổi.

Ví dụ, khi bắt đầu dự án thiết kế đồ họa, mọi ghi chú, tài liệu, công cụ hỗ trợ và tất tần tật liên quan đều cần sẵn sàng tại chỗ. Điều này nghe có vẻ hiển nhiên, nhưng thực ra lại trái ngược với cách mà hầu hết mọi người vẫn làm. Họ thường phân tán tài liệu ra hàng tá chỗ khác nhau, và thế là tốn cả đống thời gian chỉ để tìm kiếm trước khi bắt đầu công việc.

Làm thế nào để đảm bảo tất cả mọi thứ liên quan đến mỗi dự án/mục tiêu đều nằm trong tầm tay? Hãy bắt đầu từ việc chủ động tổ chức chúng cho thật quy củ. Có thế, bạn sẽ biết chính xác nơi mình cần đặt mọi tài liệu và dễ dàng tìm thấy chúng ngay khi cần.

Hãy thử trải nghiệm và tự khám phá những mục tiêu bạn có thể đạt được khi mọi thông tin cần thiết đều nằm trong tầm tay.