Bạn có thường xuyên phải viết email tiếng Anh để trình bày một yêu cầu nào đó không? Bạn có gặp rắc rối trong việc soạn nội dung không? Chẳng hạn bạn không biết nên dùng cấu trúc nào, hoặc chọn từ gì để cho yêu cầu của mình nghe lịch sự và không khiến người đọc cảm thấy khó chịu. Trong bài viết này, Dịch Thuật Lightway sẽ cung cấp cho các bạn một số gợi ý hữu ích.
Tính lịch sự
Khi viết một email yêu cầu gì đó, như xin việc, xin nhập học, thì có nhiều cách để diễn đạt cho lịch sự.
1. Đặt câu hỏi gián tiếp
Thay vì đưa ra yêu cầu một cách thẳng thừng, bạn hãy khéo léo đặt câu hỏi để gián tiếp nói lên yêu cầu của mình.
Thay vì nói: Please meet me at 5 PM
Bạn có thể nói: Do you want to meet me at 5 PM.
Ở trên là kiểu câu hỏi Yes-No question. Cấu trúc thông thường của nó là: Trợ động từ + Chủ ngữ + Động từ
Cách đặt câu hỏi khiến người nghe cảm giác họ được lựa chọn, và họ có thể đáp được hoặc không được, đồng thời đề nghị một thời điểm khác.
2. Sử dụng từ please
Bạn có nhận thấy điểm gì trong cách dùng please ở hai ví dụ trên không?
Từ please được dùng trong câu mệnh lệnh, không dùng trong câu hỏi lịch sự.
Chúng ta không nhất thiết phải luôn dùng please khi đưa ra một yêu cầu. Đôi lúc việc dùng nó sai cách có thể làm cho yêu cầu của bạn nghe quyết liệt hơn và thô lỗ hơn. Trong email, chúng ta không có cách nào thể hiện “cung giọng” khi viết.
Could you please meet me at 5 PM.
Nếu là một câu nói thì ta có thể điều chỉnh ngữ điệu để nghe nhẹ nhàng lịch sự, nhưng vì là một câu văn nên câu trên nghe sẽ rất mạnh.
Ta nên dùng would likethì sẽ hiệu quả hơn nếu muốn yêu cầu của mình nghe cho lịch sự.
3. Sử dụng các modal verbs
Modal verds (khiếm khuyết động từ) là những động từ thể hiện khả năng, năng lực, hoặc tính cần thiết. Chúng bao gồm những từ như would, could, will, can v.v.
Sử dụng modal verds để đưa ra yêu cầu lịch sự là một cách làm rất hiệu quả. Could và Would là hai kiểu nói trang trọng, khách sáo. Can và will vẫn lịch sự, nhưng mức độ trang trọng thấp hơn một chút.
Ta cùng xem vài ví dụ:
Với could
- Could you help me with this?
- Do you think you could meet me later next week?
Với would
- Would you have time to help me?
- Would you be able to take me to the store later?
Với will
- Will you still pick me up from the airport?
Với can
- Can you get me a coffee if you’re going to the café?
Các modals tự chúng đã hàm chứa mức độ lịch sự cụ thể, nên khi sử dụng để ra yêu cầu bạn yên tâm về tính lịch sự.
- Sự thú vị của từ attention và vài cách kết hợp
- Miêu tả nhân vật yêu thích bằng tiếng Anh
- Cách nói về ngày sinh nhật của bạn trong tiếng Anh
Mở đầu và kết thúc một email sao cho lịch sự
Để cho yêu cầu của bạn dễ nghe thì hãy cân nhắc cẩn thận về tiêu đề email, phần mở đầu và phần kết thúc.
Chúng ta có một số lời chào thông dụng:
- Dear (kèm theo tên người nhận). Đây được xem là từ cực kỳ khách sáo.
- Hello (kèm tên người nhận). Đây là một lời chào thông dụng, có tính trung dung, không quá thân mật mà cũng không quá khách sáo.
Hi, hey đều là những kiểu chào thân mật chỉ dùng giữa người thân quen và trong các email riêng tư, bạn không nên dùng khi viết email trong công việc.
Để kết thư thì bạn hãy bày tỏ sự trân trọng của bạn, và nhắc người ta hồi âm.
Bạn có thể viết đại khái như:
- I really appreciate your help. I look forward to your reply.
- Thank you for taking your time to read this email. I hope to hear from you soon!
Một số cách kết phổ biến
- Sincerely, (kèm theo tên của bạn)
- All the best; Best wishes; thanks; hoặc thank you.
Tất cả đều là những kiểu kết thư khách sáo phù hợp cho email trong công việc.
Hiểu rõ vị trí của người nhận
Khi sử dụng email để đưa ra một yêu cầu, bạn cần cho thấy sự hiểu biết về vị trí của người nhận, tức là chức vụ của họ. Vậy thì bạn cần có vài câu kiểu “rào trước” (hedging expressions) cho chắc ăn. Hedging expressions sẽ giúp người viết gián tiếp nói lên những gì mình muốn nói để nghe cho lịch sự. Chẳng hạn:
- I’m sorry to bother you, but would you have time to review this report?
- I know you’re busy, but if you get some free time later, would you like to meet up for coffee?
- This is a lot to ask, but do you mind waiting for me? I’m almost finished.
Những kiểu rào trước thường đứng trước từ but, và yêu cầu của bạn theo sau.
Những kiểu câu này cho người nhận email thấy rằng bạn hiểu vị trí của họ.
Chúng ta cũng có thể dùng những từ như possible và possibly khi rào trước một yêu cầu. Những từ này khiến người nghe cảm thấy họ có quyền quyết định, thay vì bị bắt phải làm.
- Could you possibly drive me to the train station later?
- Is there any possible way for you to meet me downtown?
Khi sử dụng possibly cùng với một modal verb như could thì còn khách sáo hơn nữa. Và nó giúp người nhận có thể nói không mà không cảm thấy ngại.
Bày tỏ sự trân trọng
Khi đưa ra một yêu cầu lịch sự thì các bạn nên có những câu khách sáo kiểu trân trọng hoặc cám ơn đối phương.
Chẳng hạn: I would really appreciate the favor (Bạn giúp tôi thì thật là tốt lắm)
Động từ appreciate là một ngoại động từ, tức là phải có túc từ theo sau nó. Thêm vào trạng từ really thì sẽ nhấn mạnh hơn.
Đưa ra đề nghị báo đáp lần sau cũng là một cách bày tỏ sự trân trọng:
- I owe you a favor. (Tôi nợ anh lần này)
- I can cover for you next time. (Lần tới để tôi nhé)
Đưa ra một lý do
Khi đưa ra một yêu cầu gì đó thì nếu thuận tiện bạn cũng nên nêu lý do giải thích cho yêu cầu đó.
- Would you mind reading my essay? I’d like really like your feedback.
- Would it be okay if we reschedule our lunch for next week? I’m not feeling well today.
Trong những ví dụ trên, lý do được tách ra thành câu riêng, theo sau yêu cầu. Chúng ta không nhất thiết phải luôn nêu lý do, nhưng nếu có thì yêu cầu của bạn sẽ chân thành và lịch sự hơn, người ta sẽ sẵn lòng đáp ứng hơn.
