Hướng dẫn chi tiết cách viết tiếng Anh doanh nghiệp (Business English)

Làm việc trong môi trường doanh nghiệp, nhất là doanh nghiệp nước ngoài, những nước đến từ phương Tây như Mỹ và châu Âu, thì luôn có nhiều đòi hỏi về kỹ năng mà bạn phải đáp ứng. Trong số đó là khả năng viết tiếng Anh chuẩn doanh nghiệp, một yếu tố quan trọng quyết định đến giá trị và khả năng thăng tiến của bạn.

Tất nhiên mặc nhiên bạn phải giỏi tiếng Anh tổng quát trước, rồi mới có thể bàn tới những lưu ý khi sử dụng tiếng Anh trong doanh nghiệp. Những tình huống mà bạn có thể phải viết tiếng Anh trong công ty có thể là: email cho khách hàng, đối tác, viết thư chào hàng, giới thiệu sản phẩm, thư trả lời khiếu nại khách hàng, thư báo giá, thư phúc đáp v.v.

Tất cả những kiểu thư nói trên Lightway đã hướng dẫn đầy đủ trong phần Kỹ Năng Viết, chuyên đề Viết các loại thư tiếng Anh. Bài viết này Lightway sẽ hướng dẫn các bạn một cách tổng quát về văn phong và những lưu ý chung khi các bạn viết tiếng Anh doanh nghiệp. Chúng ta cùng bắt đầu nhé.

Luôn ý thức mục đích viết của bạn, đối tượng đọc và nội dung

Trước khi bắt đầu viết email, báo cáo, biên bản, hay bất kỳ tài liệu nào, thì bạn cần luôn nhớ trong đầu cụm từ PRC, tức là Purpose – Mục đích; Reader – Người nhận; Content – Nội dung.

Mục đích của bạn là gì?

• Để báo cáo
• Để thuyết phục
• Than phiền
• Biểu dương
• Yêu cầu
• Đề nghị, đề xuất
• Giải thích

Người đọc là ai?

• Giám sát
• Cộng sự
• Kỹ thuật viên
• Quản lý
• Đào tạo viên
• Nhân viên
• Đối tượng khác

Nội dung của bạn là gì?

• Người đọc muốn đọc cái gì?
• Liệu người đọc có hiểu những thuật ngữ bạn dùng không?
• Các ví dụ, chi tiết, biểu đồ có giúp người đọc hiểu rõ hơn không?

Bạn phải luôn nhớ tam giác PRC phía trên khi viết tiếng Anh doanh nghiệp (email và báo cáo là thường xuyên nhất). Tam giác đó cho ta thấy cả ba yếu tố đều quan trọng như nhau, và mỗi cái lại tác động lẫn nhau.

Luôn luôn viết ngắn gọn

Khi viết tiếng Anh doanh nghiệp thì càng dùng ít từ càng tốt.

Dưới đây là một số ví dụ cho bạn thấy cách loại bỏ những từ không cần thiết, làm cho câu văn dài dòng vô bổ:

Dài dòng	Ngắn gọn
One of the best things you can do for yourself to improve your writing is to learn how to cut words that are not necessary (25 chữ)	To improve your writing, cut out unnecessary words. (8 chữ)
Make your employees sufficiently aware of the potentially adverse consequences involved regarding these chemicals. (14 chữ)	Warn your employees about these chemicals. (6 chữ)
In view of the fact that the motor failed twice during the time that we tested it, we are at this point in time looking for other options. (28 chữ)	Since the motor failed twice during testing, we are now looking at other options. (14 chữ)
To be sure of obtaining optimal results, it is essential that you give your employees the resources that are necessary for completion of the job. (25 chữ)	To get the best results, give your employees the resources they need to complete the job. (16 chữ)
Our intention is to implement the verification of the reliability of the system in the near future. (17 chữ)	We want to verify the system’s reliability soon. (8 chữ)
Let me know as to whether or not we can start drilling in view of the fact that the problem has not been fixed at the present time. (28 chữ)	Since the problem has not yet been fixed, let me know whether we can start drilling. (16 chữ)
We hereby advise you, as per your request, that we will be forwarding a copy of the contract to you in due course. (23 chữ)	A copy of the contract will be sent to you in a few days as requested. (16 chữ)
I will be unable to attend your May 6 meeting. I would like to say the reason is that I will be attending the leadership course in Dubai on the same day. (32 chữ)	I will be unable to attend the May 6 meeting as I will be attending the leadership course in Dubai. (20 chữ)
In this e-mail we have attempted to answer all of your questions and we hope that if you have any additional questions whatsoever, please do not hesitate to contact us immediately. (31 chữ)	If you have any additional questions, please call us. (9 chữ)

Nhớ rằng: cố gắng mỗi ý của bạn chỉ viết thành một câu.

Rút gọn những câu dài dòng cho ngắn lại và đơn giản lại.

Sử dụng ngôn ngữ tích cực

Khi viết tiếng Anh doanh nghiệp thì điều quan trọng là bạn phải sử dụng ngôn ngữ tích cực để đạt được kết quả bạn mong muốn.

Bảng dưới đây là ví dụ về những câu tiêu cực và cách biến chúng thành câu tích cực để người đọc có thể phản ứng tích cực hơn.

Tiêu cực	Tích cực
We are unable to promote you to supervisor because you do not have the skills and experience required for this position	We will be able to promote you to supervisor when you meet the experience required for this position.
We will not start repairing your test equipment until we receive a deposit.	We will begin repairing your test equipment once we receive a deposit.
This is the second time that you do not bother to follow and stick to the duty roster	This is to remind you again that your attendance is required.
If you fail to provide the specifications by the May 1 deadline, the project will fail.	By providing the specifications by May 1, you can be assured that the project will be on time.
You cannot reconnect without logging on again.	Log on again to reconnect.
The corporation will not pay unless employees also contribute.	The corporation will pay only if employees contribute

Hãy có thái độ tích cực khi viết bằng cách chú ý tới từ ngữ và cách diễn đạt của bạn nhằm truyền đạt điều bạn muốn nói.

Câu văn cần tích cực, trừ khi có lý do cần phải nhấn mạnh từ “not”, “no”, hay “nerver”.

Luyện viết tiếng Anh thương mại:
Hướng dẫn viết Cover letter tiếng Anh
Hướng dẫn viết biên bản ghi nhớ memo tiếng Anh
Cách viết thư khiếu nại bằng tiếng Anh

Sử dụng từ nối

Từ nối giúp bạn liên kết các ý tưởng, và đảm bảo rằng các câu và các đoạn phối hợp với nhau để truyền đạt rõ ràng điều bạn muốn nói.

Bảng dưới đây tóm tắt nhóm từ nối phổ biến nhất mà người ta thường dùng khi viết tiếng Anh doanh nghiệp.

Từ vựng	Ví dụ
Bổ sung
And	Your salary adjustment has been reviewed and approved by the operations committee.
In addition	In addition to cleaning the valve, the entire machine was inspected.
Also	The parts are cheap and they  are also well made.
Moreover	The supplier will deliver the unit. Moreover, he will supervise its installation on site.
Furthermore	You are requested to submit the drawing for the Gas Project. Furthermore, inform us of the starting date.
Nguyên nhân và hệ quả
Because (of)	The flight was delayed because  of fog.
Due to	Internet users had a hard time accessing the web due to the international hacking competition yesterday.
Therefore	The pay rate is not clearly defined. Therefore, it is recommended that the contract should not be signed yet.
As a result	The morale and overall capabilities of our trainees have shown a remarkable improvement as a result of your efforts.
Consequently	The spare parts did not arrive on time. Consequently, I contacted the suppliers.
Hence	The number of trainees has been increased. Hence, we should monitor their attendance and performance.
Tương phản
But	The software is expensive, but it meets our requirements.
However	The meeting scheduled for Monday was cancelled. However, we will meet sometime next week.
Yet	This is acceptable, yet it could be better.
Although	Although no complaints have been received, we think that the use of the internet must now be monitored.
Mục đích
In order to	We are writing to you in order  to clarify certain confusing points.
So that	The new employees must be trained in a practical hands-on manner so                                                    that we can bring their performance up to acceptable levels.
So	Our office printer is running low on ink, so please refrain from printing unimportant documents for the time being.
Signals	Examples
Nhượng bộ
Despite	Despite being issued a warning letter, your attendance record has not improved.
In spite of	In spite of previous memos, private car owners are still parking their cars in the administration building areas.
Thay thế
Either . . . or . . .	We plan either to adjust your salary or to promote you to operations supervisor.
Neither . . . nor . . .	We have neither the spare parts nor the manpower to carry out this task.
Or	Do you need to receive your order in one day or in three  days?

Sử dụng những từ ngữ đơn giản, gần gũi

Mục đích chúng ta viết là để trình bày những gì muốn nói, không phải để dùng hết mọi từ trong từ điển. Vậy nên bạn hãy tránh dùng những từ đao to búa lớn, thay vào đó hãy dùng những từ gần gũi, quen thuộc để người đọc dễ dàng hiểu bạn. Chẳng hạn, thay vì nói magnitude and configuration, hãy dùng size and shape.

Dưới đây là bảng so sánh những từ có phần trang trọng quá, và những từ đơn giản hơn dùng thay thế

Big word	Simple word
accrue	add, gain
acquire	get, buy
alleviate	reduce
allocate	assign
ameliorate	improve
anticipate	expect, await
apparent	clear
apprise	tell
articulate	explain
ascertain	find out
attain	reach, meet, achieve
attributable	due to
caveat	warning
cease	stop, end
Big word	Simple word
cogitate	think
cognizant of	aware of
commensurate	equal
concur	agree
confront	face
consolidate	combine, join
consummate	complete or finish
contemplate	consider
convene	meet
deem	consider
designate	appoint
detrimental	harmful
dispatch	send
disseminate	give, issue, pass, send
encounter	meet
enumerate	list
facilitate	make easier, help
Big word	Simple word
furnish	send, give
inception	start
incombustible	fireproof
initiate	start
interrogate	question
manifest	clear, obvious
mitigate	reduce
numerous	many
obviate	avoid
peruse	review
possess	own
preclude	prevent
promulgate	issue, publish
ratify	approve, confirm
recapitulate	sum up
Big word	Simple word
reimburse	pay back
reiterate	repeat
remunerate	pay
render	give, make
retain	keep
reveal	show
scrutinize	inspect
solicit	ask for, request
strategize	plan
streamline	update, simplify
transpire	take place, occur
utilize	use

Khi viết, bạn hãy nhớ mục đích của tiếng Anh doanh nghiệp, hay còn gọi là tiếng Anh thương mại, là truyền đạt điều bạn muốn nói cho người đọc, chứ không phải là gây ấn tượng cho họ về khả năng dùng từ của bạn.

Bên dưới là những ví dụ cụ thể về cách dùng từ đơn giản, thay vì dùng những từ ghê gớm mà lại đánh đố người đọc:

Không rõ ràng	Rõ ràng
He discerned that the promulgated policy would work.	He knew the proposed policy would work.
As stipulated, we extrapolated the budget figures for two years.	As required, we estimated the budget figures for two years.
Will you utilize instruction manuals during the obligatory training period?	Will you use instruction manuals during the required training period?
We anticipate that most of the options will be fundamental enough to meet our needs.	We expect that most of the options will be basic enough to meet our needs.
Remember to incorporate all the other good writing principles you have learned in this course.	Remember to include all the other good writing principles you have learned in this course.

Hãy tránh dùng những từ khó nếu có thể dùng từ đơn giản.

Chỉ sử dụng thể bị động khi có lý do đặc biệt

Lựa chọn giữa thể chủ động hay bị động là vấn đề quan trọng về văn phong trong tiếng Anh doanh nghiệp. Hầu hết các loại sách hướng dẫn đều khuyên bạn dùng thể chủ động (active voice). Tuy nhiên, có một số tình huống ngoại lệ mà bạn nên dùng thể bị động (passive voice).

Đôi lúc thể bị động sẽ rất hữu dụng khi bạn muốn câu văn nghe trung dung hơn, và khi bạn không muốn nhấn mạnh tới chủ thể của câu.

Vậy thì ta dùng thể bị động khi nào?

1. Dùng thể bị động khi bạn không muốn xác định ai thực hiện hành động.

Ví dụ:

• Smoking is prohibited.
• A new safety policy was introduced after the  accident.
• The new offices were decorated last week.
• The error has been corrected.
• The centrifugal pump was installed on May 12,  20xx.
• Procedures have been written to ensure safety.

2. Sử dụng thể bị động để mô tả một lỗi lầm nào đó, để tránh đổ tội cho một cá nhân cụ thể.

Ví dụ:

• Profits are down by 2%.
• The incident rate in ABC Field is increasing dramatically this year compared to last year.
• Computer sales dropped by 10 % during the  summer.
• The monthly report was submitted late.

3. Sử dụng thể bị động khi bạn không biết ai là người thực hiện hành động.

• Three computers were stolen from the training center.
• The training room was left unlocked.
• The briefcase was stolen at the airport  terminal.
• The photocopier is broken.

Sử dụng gạch đầu dòng, đánh số đầu dòng một cách chính xác

Vì người ta không có nhiều thời gian để đọc nên bạn hãy liệt kê những điểm quan trọng bằng cách gạch đầu dòng (bulleting) hoặc đánh số (numbering).

Khi nào thì dùng gạch đầu dòng và đánh số?

Sử dụng cách thức đánh số khi trình bày các chỉ dẫn theo thứ tự. Nếu thứ tự các hạng mục không quan trọng thì bạn hãy dùng gạch đầu dòng.

Ví dụ về sử dụng biện pháp gạch đầu dòng

We are still having problems with the five new computers we have purchased from XYZ Computer Company. The problems we have been having include:

•  Two notebook computers won’t boot up.
•  One monitor continues to make a high-pitched, whining sound.
•  Two desktop computers became infected with viruses.

Hoặc

I raised your difficulty about arriving for work on time. I pointed out that:

• your managers had done their best to take account of your travel problems; and
• you had agreed with them that Dubai was the most convenient place for you to work.

However, your initial improvement was short-lived. Over the past two months your punctuality has dropped to a totally unaccept- able level.

Sử dụng cách gạch đầu dòng bạn sẽ giúp người đọc tập trung vào những điểm quan trọng.

Ví dụ về biện pháp đánh số:

Khi sử dụng biện pháp đánh số bạn sẽ giúp người đọc chú ý thực hiện theo từng bước.