Biên bản ghi nhớ (memos) có khi là những ghi chú nguy hiểm. Memo (viết đầy đủ là memorandum – số nhiều là memos, memoranda, hoặc memorandums), tiếng Việt ta gọi là biên bản ghi nhớ, là loại văn bản ghi chép nhằm trao đổi nhanh, trực tiếp, và ngắn gọn giữa các nhân viên trong một công ty.
Tuy ngày nay email đã rất phát triển và phổ biến, nhưng memo vẫn có lúc cần dùng tới.Chẳng hạn trong một văn phòng nhỏ, nơi mà không phải mọi người đều có thể truy cập emai; khi thông tin trao đổi rất bí mật và có thể bị lộ qua email; khi bạn đính kèm vào một báo cáo cùng với nhiều trang và hình ảnh khác, bất tiện nếu gửi email; khi bạn muốn có một thông điệp được ký hoặc nhận xét lên trên đó.
Người ta thường viết memo về:
- Các thông báo
- Thay đổi chính sách/quy trình
- Các sự kiện nội bộ
- Hướng dẫn
- Họp
- Nhắc
- Báo cáo
Đọc thêm:
Chỉ dẫn cách viết thư tình tiếng Anh
Hướng dẫn viết Cover letter tiếng Anh
Cách viết memo tiếng Anh
Tiêu đề memo sẽ có bốn mục, theo thứ tự phổ biến nhất như sau, viết từ trái qua phải và thụt đầu dòng.
GỬI: Blance Challoner
TỪ: Francis Levison
NGÀY: 20/11/2003
NỘI DUNG: employee stock purchase
Bạn nên chọn cụm từ mô tả trực tiếp và ngắn gọn nội dung, giúp người đọc nắm ngay được ý chính: new flexible tubing; personal telephone calls; medical benefits enrollment; change in library hours.
Nội dung chính sẽ nằm cách bốn dòng tiêu đề trên hai đến bốn dòng, và thụt đầu dòng. Tất cả các đoạn trong phần nội dung đều phải thụt đầu dòng, và cách nhau một dòng.
Kết memo bằng yêu cầu hành động mà bạn muốn, nếu phù hợp, và ngày tháng bạn kỳ vọng: please call me before Tuesday; Please inform others in your department; Send me a copy of your report by Oct. 13.
Ký tên bạn ở dưới cùng, hoặc đặt chữ ký của bạn cạnh tên của bạn trong phần heading.
Những gì không nên viết
Đừng chào hỏi hay viết bất kỳ những câu hoa mỹ thừa thãi nào như trong một bức thư bình thường. Bạn cần vào thẳng vấn đề.
Đừng dùng memo làm thư trao đổi chính thức (thăng chức hoặc từ chức chẳng hạn).
Mẹo viết memo tiếng Anh
Phát biểu mục đích memo của bạn ngay câu đầu tiên.
Ngắn gọn. Hãy dùng những câu đơn giản ở thì hiện tại và động từ chủ động. Tuy memo không giới hạn độ dài, nhưng thường là một đến hai trang, trừ các memos báo cáo hoặc trình báo vấn đề. Memo càng ngắn thì người ta càng đọc ngay.
Tính giản lược chính là đặc điểm của memos tiếng Anh. Chúng ngắn và ít phức tạp hơn thư từ thông thường, dùng ngôn ngữ bình dân.
Khi gửi memos tới nhiều người thì (1) nêu tên từng người sau từ to nếu số lượng ít; hoặc (2) liệt kê người nhận chính sau từ to, và kết bằng câu and the others vào cuối memo, sau từ cc; hoặc (3) liệt kê tất cả tên trong danh sách nhận mà bạn sẽ đặt ở trang cuối của memo. Sau từ to bạn hãy ghi chú See distribution list on page 2. Tên không cần những từ lịch sự như Ms. Mr. nhưng nếu có thì nên ghi học vị của người ta (Dr.). Nếu có tên các trưởng phòng hoặc cấp trên thì cần ghi chức vụ của họ. Một số công ty xếp tên theo Alphabe.
