Hướng dẫn viết Cover letter tiếng Anh

Cover letter là một phần của hồ sơ, và tùy vào hồ sơ gì mà nó sẽ đi kèm với các loại giấy tờ khác như sơ yếu lý lịch, đơn xin việc, văn bằng, bản thảo, hợp đồng, báo cáo, dữ liệu v.v. Mục đích của việc viết cover letter tiếng Anh là giới thiệu một cái nhìn tổng quát về hồ sơ đó.

Cover letter có thể rất ngắn, chỉ hai câu, cho biết hồ sơ có gì, lý do tại sao; nhưng cũng có thể dài tới 2 trang, vắn tắt những điểm quan trọng trong hồ sơ; nếu hồ sơ là tài liệu báo cáo, văn bản cung cấp thông tin v.v. thì cover letter còn có vai trò giải thích quan điểm, tầm nhìn, chiến lược. Nói chung, mục đích chính của cover letter là giúp độc giả nhanh chóng tập trung vào nội dung của hồ sơ.

Mời các bạn cùng dịch thuật Lightway tìm hiểu những điều cần lưu ý khi viết cover letter tiếng Anh. Lightway là đơn vị cung cấp dịch vụ dịch thuật giá rẻ, chúng tôi chuyên nhận dịch thuật tài liệu hợp đồng tiếng Anh.

Cover letter thường đi kèm với những gì?

Tùy theo từng loại hồ sơ mà sẽ có các loại văn bản giấy tờ khác nhau đi kèm với cover letter, nhưng nhìn chung có thể kể đến:

Đơn xin việc
Brochures/booklets/catalogs/pamphlets
Hợp đồng, thỏa thuận
Khoản đóng góp cho các công việc từ thiện
Tài liệu
Thông tin, chỉ dẫn
Bản thảo
Tài liệu sản phẩm
Đề xuất
Bản câu hỏi
Sơ yếu lý lịch
Các mẫu vật
Bản khảo sát

Trong cover letter thì nên nói gì

Cover letter phải có người nhận cụ thể.

Trình bày rõ ràng những gì có trong hồ sơ, tài liệu đính kèm. Nếu có nhiều tài liệu thì hãy liệt kê chúng. Đánh số thứ tự các tài liệu, ghi rõ khoản tiền thanh toán, hoặc các dạng thông tin như vậy.
Cho biết lý do tại sao bạn gửi hồ sơ này (để trả lời cho một đòi hỏi nào đó, giới thiệu sản phẩm, hoặc cung cấp thông tin).
Nếu cần thiết hãy giải thích các tài liệu đính kèm là gì, nhằm mục đích gì, và sử dụng thế nào.
Tóm tắt các điểm chính trong hồ sơ, nhấn mạnh những điều quan trọng, nhất là khi hồ sơ đó có sơ yếu lý lịch của bạn; hoặc hướng độc giả đến những vấn đề quan trọng nhất trong bộ hồ sơ đi kèm.
Cho biết bạn mong muốn điều gì từ người nhận.
Nhớ ghi chú thông tin liên lạc của bạn (tên, địa chỉ, số điện thoại, email v.v.)
Kết thư bằng cách bày tỏ sự trân trọng và kỳ vọng phản hồi.

Những gì không nên nói trong cover letter

Đừng lặp lại nguyên si những gì có trong hồ sơ. Chỉ tóm tắt hoặc nhắc đến những điểm quan trọng mà người đọc nên lưu tâm. Việc lặp lại nguyên si câu chữ có thể sẽ khiến người đọc bỏ qua các phần khác.
Đừng kết thư bằng những cách nói hời hợt, chẳng hạn như hope, wish, if, should, could, might, nó làm người ta cảm thấy bạn thiếu tự tin. (If you wish, I could come for an interview at your convenience; Call me if you’re interested.)
Đừng cố gây chú ý bằng cách trang trí màu mè, nói đùa, đặt nhiều câu hỏi hay dùng dấu chấm cảm, gửi mặt cười, hay các thứ như vậy. Tuy bạn muốn làm cho cover letter nổi bật và độc đáo, nhưng cần phải nghiêm túc đúng mực. Nếu bạn băn khoăn không biết bức thư của mình viết đã ổn chưa, hãy nhờ người có kinh nghiệm đánh giá.

Một số mẹo viết cover letter

Cover letter không phải lúc nào cũng cần thiết. Những đơn hàng thông thường, khoản thanh toán theo định kỳ, giao hàng, đề xuất v.v. mà nội dung người nhận đã nắm trước thì không cần và cũng không nền viết cover letter kèm theo. Chỉ viết khi các hồ sơ bạn gửi đi có tính mới mẻ.
Kiểm tra thật kỹ thông tin liên hệ của người nhận và của bạn. Nhất là khi cover letter này dùng để xin việc, hoặc gửi bản thảo đến biên tập.
Ngắn gọn. Shakespeare khuyên chúng ta hãy nói ít, nhưng đúng trọng tâm. Nhất là khi cover letter của bạn dùng để chào hàng, đi kèm với sản phẩm hoặc tài liệu khác. Một cover letter hay thường không dài quá một trang (5 đến 6 đoạn) và người đọc thường sẽ chỉ lướt qua để nắm nội dung.
Cover letter cần phải được trình bày sáng sủa, mạch lạc, căn lề định dạng ngay ngắn, chính tả văn phạm phải chuẩn.
Trong cuốn Cover Letters That Will Get You the Job You Want, tác giả Stanley Wynnetts nói rằng “hai từ cuối cùng của mọi cover letter tôi từng viết luôn luôn là “Cám ơn!” Nhiều người cho rằng nên cám ơn ngay đầu thư, nhưng làm vậy sẽ khiến người đọc cảm thấy bạn chuẩn bị mặc cả, nên cám ơn cuối thư sẽ tạo cảm giác thân thiện hơn.

Một số trường hợp đặc biệt

Covet letter trong hồ sơ xin việc

Thư cover letter đi kèm với sơ yếu lý lịch dùng xin việc cực kỳ quan trọng, và nếu viết tốt sẽ rất hữu ích cho bạn. Hãy mở đầu bằng cách nhắc tới người mà bạn muốn gửi bức thư này, bằng cách nào mà bạn biết tới vị trí đang tuyển dụng, hoặc một vài hiểu biết về công ty (Càng nói cụ thể lý do bạn thích công ty thì càng hiệu quả.

Nêu rõ vị trí bạn muốn ứng tuyển và công việc bạn muốn làm. Nhấn mạnh đến năng lực phù hợp của bạn (nhưng đừng lặp lại những gì đã viết trong sơ yếu lý lịch). Đừng tập trung nói về việc bạn muốn gì, nhưng hãy nói về cái bạn quan tâm và khả năng đóng góp của bạn. Đừng viết quá một trang. Chúng ta hãy có xu hướng trình bày mọi thứ, nhưng nhớ rằng người đọc sẽ chỉ lướt qua bức thư của bạn. Cover letter không phải chỗ để bạn nói hết mọi thứ về mình.

Hãy điều chỉnh bức thư cho phù hợp với từng công ty bạn ứng tuyển, đừng kiểu viết chung chung cho mọi công ty. Hãy kết thư bằng cách đề nghị một cuộc phỏng vấn, là mục tiêu bạn nhắm tới: I will call you next week to arrange an interview appointment after you have had a chace to review my resume; I look forward to meeting with you to discuss the match between your requirements and my qualifications. Xin xem bài cách viết thư xin việc tiếng Anh để có thêm thông tin.

Cover letter gửi bản thảo

Cover letter gửi cho tòa soạn hoặc nhà xuất bản kèm theo bản thảo của bạn thì cần viết ngắn gọn. Mục đích chính là giới thiệu tác phẩm của bạn (thể loại gì, tựa đề, số từ v.v.) và giới thiệu bản thân (nếu đã từng xuất bản thì hãy nêu ra như uy tín của mình). Thư cover letter trong trường hợp này cũng chính là minh chứng cho khả năng văn chương viết lách của bạn.

Cover letter đi kèm báo cáo

Thư cover letter gửi kèm báo cáo phải nêu rõ tiêu đề báo cáo, lý do tại sao viết và gửi báo cáo này, ai bảo viết, và ai viết. Nêu vắn tắt nội dung của báo cáo. Nếu báo cáo có tính trang trọng thì thư cover letter (trong trường hợp này còn được gọi là lời giới thiệu) nên được đặt ngay sau trang tiêu đề, trước phần mục lục.

Từ vựng để viết cover letter tiếng Anh

Cụm từ hữu dụng

acquaint you with for	call with questions
further information	I’m also enclosing
as promised	complimentary copy
here are/is	in response to your advertisement
at your request	direct your attention to
I am sending you	please note that
brochure that presents/details/	enclosed is/are
if you need/want additional	rough draf
describes/outlines/explains
information

Mẫu câu viết cover letter tiếng Anh

After you have reviewed the enclosed proposal, please call me (or Bess Beynon if I’m out of town) to discuss it.
As a June graduate of Cleveland College with a BA in business, I am looking for employment and wanted to check first with you because I so enjoyed
working for The Clement Group as an intern in your marketing department.
As you will see from my résumé, I have a great deal of experience in program development, administration, contract development, and budget planning.
At your request, I am enclosing three copies of the Empire State Film Festival program.
Complete medical records from the office of Dr. Anna Lakington for Mr. Barnabas Holly are enclosed.
Enclosed are copies of the recorded deeds and easements for the abovereferenced properties.
Enclosed is a completed application form—please note my four years’ experience as an installation technician.
Enclosed is a copy of the survey on equipment rental in the six-county metro area.
Enclosed is a quitclaim deed conveying the new Fort Road from Faulkland County to the City of Sheridan.
Enclosed is the requested report on the Heat Treatment Seminar, held July
Here are the molding samples we’d like you to evaluate.
I am enclosing the damaged belt from my twenty-year-old Bannister vacuum in the hopes that you can locate a replacement for it.
I am interested in your part-time position for a truck unloader.
I am responding to your advertisement in Sunday’s paper for a senior analyst programmer.
I am writing to introduce myself and inquire about openings for a Tae Kwon Do instructor.
I believe I am well qualified to apply for your opening for a water quality extension agent.
I’m sending you a copy of the article on the Minnesota twins study that we discussed last week.
In response to your ad for a website producer/editor, I’m enclosing my résumé, which details my considerable experience in this area.
I understand you are looking for a form tool grinder.
I will telephone your assistant Monday morning to see if you can schedule an interview next week to discuss the position.
I would like to bring my commercial interior design skills to work for Engelred Offices, Inc.
Ms. DeGroot suggested I contact you about the development grant writer and board liaison position.

Mẫu đoạn văn trong cover letter

Mẫu thư cover letter

Dear G.E. Challenger,

I was intrigued with the ad in Sunday’s paper seeking someone experienced with high pressure liquid chromatography—first, because there aren’t that many openings in this field and, second, because my experience and background match almost precisely what you appear to need.

I was further intrigued when I called the number given in the ad and discovered that this is your company. I have never forgotten several of your research papers that were required reading when I was in college.

After you have a chance to read my résumé, I hope you will agree that an interview might be interesting for us both.

Dear Kurt,

Enclosed is a copy of the letter of recommendation I wrote for you.

I’ve sent the original on to the academic dean in the envelope you provided. I thought you might like a copy for your files.

I am so pleased you asked me to do this. I just hope I was of some small help. Let me know as soon as you hear the good news!

With best wishes,

Dear Dr. Cheesewright,

Your office manager, Ms. Sherriff, mentioned to me that you might soon have an opening for a dental hygienist. She suggested I send you my résumé.

You may not remember, but I was a patient of yours when I was growing up here, and even as a youngster I thought it would be “fun” to work in your office! I’ve been living in Chicago for the past ten years, but am planning to move back here because of my father’s health.

After you’ve had a chance to look at my résumé, you can reach me at 555-1234 to schedule an interview.

Dear Maria,

I received the film sample (#18-1 A) from Julian Silvercross and am impressed. We are excited about the performance improvement that we think this technology may offer us. As Nancy Sibley explained to you on the phone, we are interested in using it for our silicon detector assembly, which is an integral part of sensors used for various industrial purposes.

I’m enclosing three of these detector assemblies for your review. Feel free to dissect them to locate the detector assemblies.

We ask that you respect the confidentiality of our product and interest in your film. Please give me a call after you have had a chance to look at the sensors.

Yours truly,