Bài viết này nằm trong Series: Hướng dẫn viết các loại thư tiếng Anh của dịch thuật Lightway
Có ba cách để thuyết phục một nhà tuyển dụng tiềm năng mời bạn phỏng vấn:
1. Điền vào mẫu đơn đăng ký tuyển dụng của họ, rồi gửi đi kèm theo CV hoặc cover letter (tức là một bức thư ngắn giải thích tại sao bạn là ứng viên sáng giá cho công việc này).
2. Gửi Curriculum vitae, hay ta quen gọi là CV, cũng có nơi gọi là résumé. Đây là bản tóm lược những thông tin của bạn liên quan tới công việc bạn nhắm đến: kỹ năng, bằng cấp học tập, kinh nghiệm làm việc, mục tiêu nghề nghiệp, thế mạnh v.v. và kèm theo cover letter.
3. Viết thư xin việc. Bức thư này là sự kết hợp giữa cover letter và CV. Thư xin việc là biện pháp để bạn tự giới thiệu về bản thân, đồng thời cũng chứng minh khả năng ngôn ngữ và tư duy của bạn. Thư xin việc (application letter) còn được gọi là broadcast letter (thư tự giới thiệu) hoặc letter of interest (thư bày tỏ sự quan tâm).
Vậy thì cách nào hiệu quả nhất trong ba cách trên? Điều đó tùy thuộc vào đối tượng nhà tuyển dụng mà bạn nhắm tới, thông thường họ sẽ thông báo hoặc gợi ý hình thức mà họ muốn: Fill out an application form, Send or fax a résumé, Apply to the following department.
Hình thức tuyển dụng thì sẽ có loại công khai, tức là nhà tuyển dụng đăng quảng cáo, thông báo tuyển dụng trên các phương tiện thông tin đại chúng), nhưng cũng có hình thức không công khai. Tức là người ta không đăng thông báo tìm người, nhưng bạn muốn làm việc cho công ty đó nên chủ động gửi thư xin việc tới để “đánh tiếng”. Trong trường hợp này thì ta không có bất kỳ chỉ dẫn nào từ nhà tuyển dụng về cách thức nộp đơn. Vậy thì nếu bạn muốn xin việc thì viết thư xin việc sẽ là cách hiệu quả nhất, trong đó bạn sẽ phô trương hết những khả năng của mình và thuyết phục người ta chú ý tới bạn.
Một bức thư xin việc được viết tốt sẽ lôi kéo được sự chú ý của người đọc, đủ lâu để họ cân nhắc và quyết định xếp bạn vào số những ứng viên ít ỏi sẽ được mời phỏng vấn. Vậy thì cần nhớ rằng thư xin việc của bạn cũng chính là thư chào hàng, bạn vừa là người bán vừa là sản phẩm chào bán.
Thư xin việc tiếng Anh (application letter) thường được gửi trong các trường hợp sau:
- Hội trại
- Câu lạc bộ hoặc tổ chức
- Thư xin nhập học, trường đại học, trường nghề (cũng gọi là application letter)
- Các công ty
- Xin thực tập
- Các tổ chức thiện nguyện
Và nhiều trường hợp khác mà bạn cần phải viết thư
Viết thư xin việc tiếng Anh thì nên nói những gì?
Bạn hãy cân nhắc những yếu tố sau đây khi soạn thư.
– Họ tên và chức danh của người nhận thư cụ thể mà bạn gửi. Quan trọng: Hãy kiểm tra thật kỹ, tối thiểu hai lần, lỗi chính tả và thông tin của họ. Sẽ là thảm họa nếu bạn viết sai, hoặc mắc lỗi chính tả, khi viết tên và chức danh người ta. Chẳng hạn Gene bị viết sai thành Jeanne, hay John bị viết thành Jon. Công sức vắt óc suy nghĩ viết thư của bạn có thể sẽ đổ sông đổ bể nếu ngay dòng đầu tiên đã sai.
– Nên trực khởi chứ đừng lung khởi. Tức là bạn cần lôi kéo sự chú ý của họ ngay câu đầu tiên hoặc đoạn đầu tiên. Sau đó hãy nhập đề ngay, cho họ biết là bạn đang muốn xin vào vị trí đó. Lý do tại sao bạn viết bức thư này cho họ, và tại sao bạn tin rằng bạn phù hợp với công việc đó.
– Tiếp theo, hãy liệt kê những kỹ năng bạn có, bằng cấp bạn đã đạt được, kinh nghiệm làm việc bạn đã trải qua, tất nhiên là bạn chỉ nên nếu vắn tắt và những gì có liên quan thôi, đừng nói kỹ quá. Phần còn lại hãy dành cho cuộc phỏng vấn.
– Sau khi đã intro về bản thân rồi, hãy yêu cầu một cuộc phỏng vấn. (I will be in Burbank next week and would like to arrange an interview.)
– Cung cấp địa chỉ, số điện thoại, email của bạn để cho người ta liên lạc.
– Kết thư bằng một lời chào thân ái và bày tỏ niềm hy vọng sẽ sớm được phản hồi. Có thể kính chúc công ty người ta làm ăn phát đạt, thịnh vượng các thứ. I appreciate your time and consideration; I look forward to discussing this position with you.
Góc quảng cáo
Những gì không nên nói trong thư xin việc
– Tuyệt đối đừng dùng chữ “v.v.” khi liệt kê những gì bạn có thể làm hoặc những gì bạn đã từng làm. Hãy cụ thể, chính xác, và chỉ trình bày những gì có liên quan.
– Đừng nói đùa hay tỏ ra khôi hài. Có thể bạn nghĩ rằng làm vậy thì sẽ khiến họ chú ý, nhưng sẽ phản tác dụng đó. Nếu muốn khôi hài, hãy để dành nó khi phỏng vấn trực tiếp.
– Đừng tự gọi mình là the writer (người viết thư này) (The writer has had six years’ experience as a heavy equipment operator).
– Đừng nói nhiều tới việc công ty này có gì để giúp bạn thăng tiến sự nghiệp. Thay vào đó, hãy nhấn mạnh tới việc bạn có khả năng gì để giúp công ty phát triển. Thay vì bắn đi một thông điệp kiểu Here is what I can do thì nên viết Here is what I can do for you.
– Tất nhiên, không cần nói tới những điểm yếu của bạn, hoặc những khiếm khuyết bạn đã mắc trong quá khứ khi làm cho những công ty khác.
– Đừng quá khiêm tốn về bản thân. Vì đây là chỗ để bạn phô diễn khả năng của mình.
– Đừng nói về việc bạn đang cần một công việc thế nào, hãy muốn người ta phải thông cảm với bạn (I am the only support of my family). Hãy chỉ tập trung vào những gì bạn có thể làm.
– Đừng đề cập tới tiền lương trong thư xin việc (ngay cả khi trong quảng cáo tuyển dụng có yêu cầu như vậy); việc trao đổi về lương lậu hãy để cho phần phỏng vấn trao đổi trực tiếp giữa hai bên.
Một số mẹo để viết thư xin việc tiếng Anh (application letter)
– Đọc lại bức thư bạn đã viết trước khi gửi đi là điều rất quan trọng, vì có thể nhờ đọc lại mà bạn phát hiện ra một lỗi lầm chết người nào đó. Ngoài ra, đọc lại để kiểm tra xem bức thư của bạn nghe đã đủ tự tin chưa, có chuyên nghiệp không, có sức thuyết phục không. Nếu bạn là nhà tuyển dụng, thì nhận một bức thư như vậy liệu bạn có mời người ta phỏng vấn không?
– Ngắn gọn và súc tích. Thư xin việc không nên dài quá 500 từ, tức là một mặt giấy A4. Ai hơi đâu mà đọc dài phải không!
– Hãy dùng những động từ mạnh mẽ để mô tả khả năng và những gì bạn đã làm được.
Góc quảng cáo
– Thông điệp bạn đưa ra cần nhắm tới đích danh công ty bạn muốn, đừng viết chung chung kiểu gửi cho công ty nào cũng được. Nhà tuyển dụng có thể nhận ra sự rập khuân trong bức thư của bạn. Viết riêng cho nhà tuyển dụng sẽ giúp họ đánh giá cao sự quan tâm của bạn, và sẽ sẵn sàng dành nhiều thời gian hơn cho bức thư.
– Yếu tố quan trọng nhất để giúp bạn được phỏng vấn đó là bạn phù hợp tới đâu với những nhu cầu của nhà tuyển dụng. Bạn biết mình có khả năng gì, làm được gì, vậy thôi chưa đủ, bạn còn cần phải biết công ty cần gì ở bạn. Hãy nghiên cứu đối phương: qua website của họ chẳng hạn, hoặc qua các tài liệu mà họ công bố nếu có. Biết địch biết ta thì trăm trận ít nhất cũng phải thắng chín mươi. Nắm rõ nhu cầu của đối phương, thì bạn có thể trình bày mình theo cách đáp ứng những nhu cầu ấy.
– Không cần phải nói những câu kiểu như References available upon request (Cần biết thêm xin đặt câu hỏi). Cái đó thì ai mà chả biết nói làm gì.
– Tuyệt đối tránh lỗi chính tả, và hạn chế tối đa lỗi văn phạm. Không nên mắc những lỗi sơ đẳng như dùng giấy dổm, chữ in bị lòe, mờ, định dạng khó đọc, chữ nhỏ v.v.
Cùng series:
Nhận lời đúng cách và viết thư hồi đáp bằng tiếng Anh
Cách viết thư xin lỗi trong tiếng Anh
Một số tình huống đặc biệt
– Nếu xin làm đại lý thì hãy nghiên cứu kỹ chính sách của công ty mẹ. Trong nhiều trường hợp có thể bạn sẽ cần luật sư tư vấn.
– Hầu hết các đơn xin nhập học gửi tới trường đại học và các trường nghề đều đã có sẵn mẫu quy định. Tuy nhiên, nếu bạn có nhu cầu đặc biệt thì có thể liên hệ văn phòng nhà trường để được hỗ trợ, tư vấn cụ thể.
– Nếu bạn là nhân viên phụ trách tuyển dụng và được yêu cầu soạn mẫu đơn tuyển dụng thì hãy tìm hiểu kỹ các quy định pháp luật trước về vấn đề tuyển dụng. Một số thông tin bạn hỏi ứng viên có thể gây ra rắc rối pháp lý như giới tính, sắc tộc, chiều cao, cân nặng, màu mắt, màu tóc, nhóm máu, nơi sinh, có từng bị tù tội không, có bị đuổi khỏi quân ngũ không, trong quá khứ có vướng lùm xùm gì với công ty cũ không, những thói quen, hoạt động không liên quan tới công việc v.v. Bạn nên nhờ luật sư kiểm tra lại mẫu đơn xin việc soạn sẵn để tránh những sai sót đáng tiếc.
Từ vựng để viết đơn xin việc
| abilities | education | opportunity | skills |
| apply | experience | professional | suitable |
| background | goals | qualified | credentials |
| objectives | responsible |
Góc quảng cáo
Mẫu cụm từ
| applying for the position of | may I have fifteen minutes of your |
| arrange a meeting at your convenience | time to discuss |
| experience that qualifies me for | meet and exceed your criteria |
| extensive experience with | serious interest in |
| good candidate/match for the job | similar to my most recent position |
| in response to your advertisement | skills that would be useful to |
| interested in pursuing a career with | ten years’ experience with |
| well suited for |
Mẫu câu hướng dẫn viết viết thư xin việc tiếng Anh
Mẫu đoạn văn viết thư xin việc (application letter)
Mẫu thư xin việc tiếng Anh
