Cách viết thư xin lỗi trong tiếng Anh

Bài viết này nằm trong Series: Hướng dẫn viết các loại thư tiếng Anh của dịch thuật Lightway

Xin lỗi qua thư thì sẽ tiện và dễ làm hơn là nói lời xin lỗi trực tiếp hoặc qua điện thoại, vì bạn có thời gian cân nhắc chọn lựa từ ngữ, câu cú. Vả lại bạn cũng không rõ liệu đối phương có sẵn sàng đối thoại hay không, nên viết thư là cách tế nhị hơn cả. Nếu họ sẵn lòng thì sẽ trả lời thư, nếu không thì coi như chưa nhận được. Tức là, họ có thời gian để suy nghĩ về những gì bạn nói và quyết định cách hồi âm.

Dù lời xin lỗi là phép xã giao, bổn phận, công bằng, hay chỉ là vì làm ăn, chắc chắn trong cuộc sống không lúc này thì lúc khác bạn phải nói lời xin lỗi. Vì tất cả chúng ta ai mà không mắc lỗi, và cái người ta bận lòng không phải lỗi bạn mắc, mà là thái độ sau đó của bạn. Hãy viết thư xin lỗi một cách đường hoàng.

Sau đây là những trường hợp mà thường những người trong thế giới tiếng Anh sẽ viết thư xin lỗi nhau:

• Chậm trả lời một món quà, một sự giúp đỡ, lời mời, hay sự kiện quan trọng nào đó của đối phương.
• Sai sót trong hóa đơn, tín dụng, hoặc các vấn đề tiền bạc.
• Sai sót trong làm ăn: cung cấp sai thông tin, nhầm lẫn đơn hàng, hiểu lầm hợp đồng, giao hàng bị lỗi, bẩn, bị hỏng, bị thiếu cái nọ cái kia, hoặc không có thẻ bảo hành.
• Con cái phá phách làm hư đồ của người ta
• Làm hư hỏng tài sản của người khác
• Nhân viên mắc lỗi với khách hàng: cư xử thô lỗ, có thái độ vô lý, thiếu trung thực, dịch vụ kém, làm việc không đạt hiệu quả mong muốn.
• Lỗi hẹn, trễ deadline, giao hàng trễ, chậm thanh toán.
• Lỗi liên quan tới cá nhân: để lộ thông tin danh tính, số điện thoại của người ta, sơ suất không đề tên ai đó trong thiếp mời, hoặc tiết lộ một bí mật hứa giữ kín.
• Thú nuôi của bạn cắn người, phá phách làm hư đồ, hoặc quậy phá lung tung.
• Quấy rối tình dục.
• Có hành vi hung hăng, thô lỗ, hoặc say xỉn

Và rất nhiều tình huống khác.

Đọc thêm: Cách viết thông báo bằng tiếng Anh
Nhận lời đúng cách và viết thư hồi đáp bằng tiếng Anh

Viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh thì nên nói gì

– Khi viết một bức thư xin lỗi bằng tiếng Anh thì bạn cần lưu ý những điểm sau đây:

– Vắn tắt lại sai sót lỗi lầm của mình, và nói lời xin lỗi (I’m sorry about the damaged book), hoặc, trong trường hợp bị khách hàng phàn nàn thì bạn nên tóm tắt lại tình huống (I understand you were twice given incorrect information”). Trong hầu hết mọi trường hợp, hãy dùng câu I apologize hoặc I’m sorry.

– Hãy cám ơn người ta vì đã viết thư hoặc gọi điện hoặc báo cho bạn biết rắc rối xảy ra.

– Nếu thích hợp, hãy bày tỏ sự thông cảm của bạn với tình huống đối phương gặp phải: I can see how disappointing this must have been; You have every right to be upset.

– Cho đối phương biết biện pháp khắc phục nào sẽ được thực hiện, nếu phù hợp: I will replace the shovel; A refund check is being sent. Hoặc đưa ra đề xuất của bạn. Hãy đề nghị nhiều giải pháp khả dĩ để cho người ta chọn.

– Đảm bảo rằng lỗi lầm này sẽ không xảy ra lần thứ hai.

– Nếu là doanh nghiệp thì hãy kết thư bằng những câu đại loại như mong muốn được phục vụ người ta trong tương lai.

Những gì không nên nói khi viết thư xin lỗi

– Sai cái nào thì xin lỗi cái đó thôi, đừng lan man xin lỗi lung tung. Tránh đừng nói những câu khiến người ta nghĩ bạn là người cẩu thả, hoặc những lỗi lầm thế này xảy ra là chuyện thường.

– Cũng đừng nói quá (You will probably never want to see me again after what I did; I wish I were dead after the way I behaved last night; I am very, very, very sorry; this is the worst thing I’ve ever done in my whole life.). Nói lời xin lỗi ngắn gọn và một lần thôi, đừng lặp đi lặp lại theo những cách khác nhau.

– Đừng bao biện hay bào chữa cho bản thân, đừng cố chứng minh mình đúng, và cũng đừng tìm cách đổ lỗi (I’m sorry, but I still think I was right). Nếu xin lỗi, hãy tỏ ra thật lòng và sốt sắng.

– Nhà đạo đức học Jeremy Iggers nói rằng lời xin lỗi có tính cá nhân và đơn phương. Khi bạn bắt đầu đổ lỗi cho hoàn cảnh hoặc quy trách nhiệm cho đối phương, bạn sẽ mất đi ý thức biết nói lời xin lỗi. Nhớ rằng, những gì người khác làm đối với bạn không liên quan tới những lỗi lầm mà bạn phạm.

– Khi xin lỗi, đừng hàm ý rằng đối phương cũng có lỗi. Nhiều người xin lỗi mà nghe giống như buộc tội. Trong kinh doanh, nếu viết thư xin lỗi mà ám chỉ khách hàng có lỗi thì tốt hơn hết bạn đừng viết. Người tế nhị là biết cách bày tỏ sự tiếc nuối và thông cảm, nhưng khéo léo từ chối trách nhiệm không thuộc về mình. Khi đối phương phải chịu một phần trách nhiệm thì bạn hãy chỉ xin lỗi về phần của mình mà thôi, đừng đả động gì đến phần của người ta. Họ sẽ tự phải biết.

– Đừng đổ lỗi cho máy tính. Máy tính là do con người xài. Nên đổ lỗi như thế cũng là tự nhận bạn thiếu năng lực kỹ thuật. Và cũng đừng nên nói rằng những lỗi kiểu như thế vẫn thường xảy ra. Dù có thật là thế đi nữa thì cũng không ai vạch áo cho người xem lưng.

– Trong thư xin lỗi tuyệt đối không nhận rằng bạn cẩu thả hoặc bất cẩn. Vì có thể sẽ dẫn đến hậu quả pháp lý. Nếu cẩu thả và bất cẩn là vấn đề, hãy hỏi ý kiến luật sư về điều ấy để họ cố vấn cho bạn cách viết làm sao cho tốt nhất. Trong bài viết Saying You’re Sorry in a Litigious Society, Ralph Slovenko khuyên các bác sĩ hãy cẩn thận khi bày tỏ sự thông cảm trước cái chết của bệnh nhân. Ví dụ, khi một bác sĩ bày tỏ sự thương cảm tại tang lễ của bệnh nhân thì hành động đó “có thể bị một luật sư thành thạo diễn giải thành việc tự nhận mình đã bất cẩn khi cứu chữa.”

Một số mẹo để viết thư xin lỗi

Thư xin lỗi cần gửi đi càng nhanh càng tốt. Càng để lâu thì càng khó nói lời xin lỗi, và cuối cùng bạn phải xin lỗi hai lần, một cho sự việc đã xảy ra và một cho việc đã chậm trễ xin lỗi.

Đôi lúc có những tình huống bất khả kháng, chẳng hạn một đơn hàng bị trì hoãn vì đình công hay dịch bệnh. Tuy nhiên, trong những tình huống khác thì càng giải thích càng làm cho lời xin lỗi của bạn kém hiệu quả. Chẳng hạn như bạn cố giải thích cho sự thô lỗ của mình.

Những tình huống đặc biệt

– Nếu con của bạn bắt nạt con nhà người ta, hoặc phá hỏng đồ đạc của họ, thì bạn hãy viết thư xin lỗi. Tuy nhiên, trong thư không chỉ bạn xin lỗi, mà nên kêu con bạn cũng phải xin lỗi sao cho phù hợp với lứa tuổi của nó. Trong thư bạn có thể nói đại loại như Of course, Drusilla will want to apologize to you herself.

– Nhân viên xin lỗi sếp vì các lầm lỗi hoặc hành vi sai trái trong công việc thì nên có bản giải trình chi tiết về sự việc, vì sếp có thể sẽ phải báo cáo lên cấp trên.

– Quấy rối tình dục đang ngày càng trở thành vấn nạn phổ biến và nghiêm trọng, không chỉ là chọc chọc cho vui nữa. Các hành vi quấy rối của bạn có thể gây ra hậu quả pháp lý. Vậy nên nếu mà lỡ có phạm thì hãy nhanh chóng viết thư xin lỗi cho thật chân thành, và bày tỏ sự hối hận của bạn. Lời xin lỗi kịp thời và đúng cách có thể cứu bạn khỏi những rắc rối pháp lý chứ không đùa.

– Trong kinh doanh, lời xin lỗi có vai trò quan trọng đối với quan hệ khách hàng.

– Một bức thư xin lỗi chỉn chu sẽ làm cho một khách hàng vốn đang rất phật ý trở nên hài lòng và yêu quý bạn. Đôi lúc, bạn cũng nên hào phóng áp dụng các biện pháp như hoàn tiền, giảm giá, miễn phí để cho thấy lời xin lỗi của bạn là chân thành. Và khi viết thư xin lỗi khách hàng hãy kết bằng một câu nói tích cực, đại loại như We look forward to continuing to serve you, hay We value your patronage and your friendship.

Ở trên là những vấn đề bạn cần lưu ý khi viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh. Sau đây là những ví dụ và mẫu câu, mẫu thư cụ thể cho bạn áp dụng.

Mẫu từ vựng

absent-mindedly	ill-advised	misleading
repay	accidental	imperfect
misprint	responsible	acknowledge
imprudent	misquote	restitution
admit	inadequate	misunderstanding
sheepish	blunder	inadvertent
muddle	short-sighted	careless
incomplete	negligence	slip
compensate	inconsiderate	omitted
tacless

Mẫu cụm từ

absolutely no excuse for	avoid this in the future
accept the blame for	breach of good manners
admit that I was wrong	correct the situation
angry with myself	express my regret
appreciate your calling our attention to	feel sorry / terrible / bad about
asleep at the wheel / on the job /  at the switch	how can I apologize for
I am not excusing our / my errors, but	presumed where I shouldn’t have
I am so sorry for presumed	reproach myself
I don’t know how it happened that	prevent a recurrence
I have thoroughly investigated /	put to rights
looked into the matter and	I’m sorry you were dissatisfied with
sincerely regret / apologize	it was embarrassing to discover that
sorely regret	it was most understanding of you to
sorry for the inconvenience / confusion /	I was distressed to hear / read / discover / learn that
mix-up / misunderstanding	much to my regret
the least I can do is	Make amends / restitution
make right with you	under the mistaken impression that
my apologies for any inconvenience	weighs on my mind
owe you an apology for	we regret to inform our customers that
please accept my/our apology/ apologies for	you were entirely right about

Mẫu câu viết thư xin lỗi

Mẫu đoạn văn viết thư xin lỗi tiếng Anh

Mẫu thư xin lỗi tiếng Anh

Bài viết này nằm trong Series: Hướng dẫn viết các loại thư tiếng Anh của dịch thuật Lightway