Bài viết này nằm trong Series: Hướng dẫn viết các loại thư tiếng Anh của dịch thuật Lightway
Thư cám ơn, thư thông báo hay thư xác nhận cũng chỉ là một trong nhiều tình huống. Thư cám ơn viết rằng Tôi đã nhận được bức thư của bạn (cuộc gọi, món quà, tài liệu). Còn thư xác nhận thì viết Tôi đã nhận được thư của bạn (tin nhắn, hợp đồng) và chúng tôi đồng ý với những điều đó. Loại thư này cũng có thể xem là thư thỏa thuận không chính thức.
Đôi lúc thư cám ơn theo đúng nghĩa của nó là dùng để cám ơn. Hoặc dùng để báo cho đối phương biết là bạn đã nhận được những gì họ gửi và sẽ phản hồi lại sau, hoặc bạn đã chuyển những thứ đó đến người phù hợp. Hoặc đôi khi acknowledgement letter (thư xác nhận và cám ơn) còn được dùng như một phương pháp bán hàng, người ta gửi loại thư này để cám ơn khách hàng đã đặt mua hoặc thanh toán, kèm theo giới thiệu các mặt hàng mới.
Ngoài ra, khi nhận được một lời chia buồn, một lời chúc mừng sinh nhật, một lời xin lời, hãy thậm chí là thông báo ly hôn, thì bạn cũng cần phải viết thư cám ơn hoặc xác nhận.
Tóm lại, chúng ta viết thư cám ơn và xác nhận để hồi âm:
- một lời chúc
- một lời xin lỗi
- thư than phiền, khiếu nại
- thư chia buồn
- thư chúc mừng
- thông báo ly hôn
- khi nhận được tài liệu, báo cáo, hồ sơ
- khi nhận được quà
- khi nhận được thông tin
- khi nhận được câu hỏi, yêu cầu
- thư giới thiệu
- khi nhận được thư
- thông báo sếp vắng mặt
- khi nhận bản thảo (sẽ xem xét và quyết định sau)
- chấp thuận bằng miệng, thảo luận qua điện thoại
- khi nhận được đơn đặt hàng
- khi nhận được thanh toán
- khi nhận được đề xuất
- khi nhận được quà cưới
- khi nhận được báo cáo
- khi nhận được thời gian cuộc hẹn, đặt trước
- khi nhận được các tin nhắn chia sẻ
Viết thư cám ơn xác nhận (acknowledgement letter) sao cho đúng
Khi viết một bức thư acknowledgment letter thì bạn phải lưu ý những điểm sau:
– Diễn tả chính xác bạn muốn xác nhận điều gì (một cuộc hẹn, một khoản tiền, một bức thư, một đơn đặt hàng)
– Xác nhận ngày tháng và hoàn cảnh của lần liên hệ gần nhất (trò chuyện qua điện thoại, bức thư gửi lần trước, cuộc gặp trực tiếp)
– Mô tả những động thái (nếu có) đang được thực hiện
– Cho đối phương biết khi nào thì họ sẽ nhận được thông tin tiếp theo, và từ ai.
– Nếu bạn không thể phản hồi hoặc trả lời đầy đủ cho đối phương ngay lúc này thì hãy giải thích lý do.
– Bày tỏ sự trân trọng đối với những gì bạn nhận được từ đối phương, và cám ơn họ đã liên hệ bạn.
– Kết thư bằng một câu nói lịch sự rằng bạn mong chờ hồi âm của họ.
Những gì cần tránh
Có một số thứ bạn phải tránh nói hoặc viết khi soạn một bức thư xác nhận (acknowledgment letter)
– Đừng sa đà vào chuyện giải thích; thư xác nhận và cám ơn cần ngắn gọn, chủ yếu báo cho người kia biết bạn đã nhận được những gì họ gửi.
– Tránh dùng giọng điệu tiêu cực. Tránh lặp lại những chi tiết về các thông tin mà bạn xác nhận, nếu như những thông tin ấy đã quá hiển nhiên và rõ ràng.
Một số mẹo viết acknowledgment letter
– Hãy phản hồi càng nhanh càng tốt cho người ta. Thư xác nhận, xét về bản chất mang tính thông báo của nó, thì cần phải gửi ngay lập tức. Một trường hợp ngoại lệ là trong các trường hợp chia buồn. Vì rõ ràng người nhận đang trải qua thời gian khó khăn, nên thư xác nhận và cám ơn có thể gửi trễ. Hoặc, một người thân có thể viết thư xác nhận giúp, chẳng hạn như Mother asked me to tell you how much she appreciated the loving letter of sympathy and memorial you sent for Dad. She will be in touch with you as soon as she is able to (Mẹ sai con báo cho cô rằng mẹ rất trân trọng bức thư đầy sự cảm thông và tri ân mà cô đã gửi cho Ba con. Mẹ sẽ liên hệ ngay với cô khi có thể.)
Luyện kỹ năng viết của bạn:
Nhận lời đúng cách và viết thư hồi đáp bằng tiếng Anh
Cách sắp xếp ý tưởng khi viết luận tiếng Anh
Lựa chọn và trình bày ý tưởng khi viết luận tiếng Anh
Tình huống đặc biệt khi viết thư xác nhận tiếng Anh (acknowledgment letter)
– Khi người viết thư yêu cầu một người khác có chuyên môn tốt hơn xử lý một vấn đề gì đó, thì bạn hãy cám ơn bức thư của họ và cung cấp tên, địa chỉ, và số điện thoại của người phù hợp. Bạn cũng có thể gửi bức thư đó trực tiếp cho đơn vị thích hợp và báo cho người gửi thư biết.
– Các giao dịch kinh doanh thông thường và theo kỳ hạn thì không cần phải xác nhận: các đơn đặt hàng đã nhận, hàng đã được gửi đi, thanh toán đã chuyển. Tuy nhiên, đối với những trường hợp bất thường thì bạn nên có thư xác nhận. Nếu các đơn hàng trước bị thất lạc thì bạn cũng cần báo cho người gửi biết rằng nó đã đến. Khi nhận được thanh toán từ người mà bạn đã gửi thư nhắc nợ, thì hãy báo cho họ biết (và nên khéo léo nói thêm là sẽ không còn thư nhắc nợ nào được gửi nữa). Hãy xác nhận những khoản thanh toán hoặc những đơn hàng lớn, những yêu cầu quan trọng, hoặc những khiếu nại nghiêm trọng mà bạn chưa thể phúc đáp ngay được để cho đối phương biết vấn đề đã được tiếp nhận và đang xử lý.
– Thư xác nhận và cám ơn gửi đến khi vắng mặt cấp trên. Trong trường hợp đó bạn hãy báo cho đối phương biết về sự vắng mặt ấy, không cần phải xin lỗi hay giải thích. Cũng đừng bàn tới nội dung bức thức. Trường hợp ngoại lệ là những thư báo tử hoặc tai nạn nghiêm trọng. Khi đó bạn hãy bày tỏ sự chia buồn thay mặt cho cấp trên, và nói rằng thư sẽ được chuyển đi ngay lập tức.
– Các tổ chức nhận đóng góp từ thiện cũng sẽ gửi thư cám ơn và xác nhận khoản góp, đồng thời thông báo cho gia đình được nhận trợ giúp biết để họ chủ động cám ơn người đóng góp.
– Đặt phòng khách sạn trong nước thường được thực hiện bằng điện thoại. Tuy nhiên, đôi khi bạn cũng cần phải gửi thư xác nhận nếu có các điều kiện đặc biệt hoặc kế hoạch của bạn thay đổi. Trong thư sẽ bao gồm một số yêu cầu như ngày giờ bạn muốn nhận phòng, thời gian lưu trú, loại phòng, giá cả, các yêu cầu thêm, chỗ đậu xe, có hồ bơi hay không, và có các phương tiện giải trí cụ thể nào đó hay không. Bạn hãy yêu cầu đối phương xác nhận bằng văn bản nếu đặt phòng ở nước ngoài. Trong thư xác nhận phải có Mã Trả Lời Quốc Tế (International Reply Coupon) đối với bất kỳ phản hồi nào, hoặc bao gồm địa chỉ email của bạn.
– Trong trường hợp thông báo ly hôn thì bạn nên tránh bày tỏ cảm xúc, bất kể là chúc mừng hay cảm thông. Trong hầu hết trường hợp, thông báo là đủ rồi.
– Nếu nhận được một lời xin lỗi thì bạn cần xác nhận với người ta, để họ biết rằng bạn đã nhận được lời xin lỗi của họ (và chấp nhận lời xin lỗi ấy).
– Nếu bạn không thể phản hồi ngay một đề xuất, báo cáo, hay bản thảo, thì hãy báo cho đối phương biết điều ấy, và đảm bảo với họ rằng bạn sẽ phản hồi ngay khi xem xét xong. Người ta đã mất thời gian viết báo cáo, đề xuất, bản thảo thì một cách tự nhiên họ rất nóng lòng muốn biết kết quả. Họ sẽ kiên nhẫn chờ đợi miễn là bạn báo cho họ biết bạn đã nhận.
– Khi bạn không thể quyết định ngay việc lựa chọn ứng viên nào cho công việc bạn đang tuyển người, thì hãy thông báo cho ứng viên biết bạn đã nhận được thư xin việc của họ, và cám ơn họ đã tham gia phỏng vấn. Hãy cho họ biết thời gian cụ thể bạn sẽ đưa ra quyết định nếu có thể. Và đừng quên cám ơn họ đã quan tâm tới công ty của bạn.
Định dạng và bố cục một bức thư xác nhận bằng tiếng Anh
Thông thường thì thư cám ơn và xác nhận (acknowledgements and confirmations) được soạn sẵn theo mẫu. Người ta chỉ cần điền thông tin và ngày tháng vào là xong.
Khi nhận được quà cưới, hay muốn bày tỏ sự cảm thông, thì bạn có thể gửi thư điện tử, hoặc thư in sẵn, báo cho họ biết rằng bạn sẽ phản hồi sớm. Trong trường hợp là một nhân vật của công chúng qua đời, và có rất nhiều thư của người hâm mộ gửi tới, thì người ta có thể gửi những bưu thiếp cám ơn chung chung.
Ngày nay thì chúng ta thường sử dụng email để gửi thư xác nhận và cám ơn (acknowledgment letter). Đối với các hồ sơ làm ăn thì bạn nên có bản in và bản điện tử của các giao dịch.
Thư cám ơn và xác nhận mang tính cá nhân thì có thể viết tay, hoặc viết trên giấy có định dạng sẵn.
Từ vựng hữu ích khi viết thư xác nhận tiếng Anh
| Accept | Approve | Ensure | Reassure |
| Acknowledge | Assure | Indicate | Receipt |
| Affirm | Confirm | Notice | Reply |
| Agreed upon | Corroborate | Notify | Respond |
| Appreciate | Endorse | Reaffirm | settle |
Một số cụm từ để viết acknowledgement letter
| As wee agreed yesterday | This will acknowledge the receipt of |
| I enjoyed our conversation of | to confirm our recent conversation |
| in response to your letter | want to confirm in writing |
| look forward to continuing our discussion | will respond as soon as |
Những mẫu câu để bạn viết thư xác nhận
- I enjoyed speaking with you this afternoon and look forward to our meeting next Thursday at 2:30 at your office.
- Just a note to let you know that the printer ribbons arrived.
- Thank you for remembering my ten-year anniversary with Lamb and Company.
- Thank you for the wallpaper samples, which arrived this morning.
- Thank you for writing me with your views on socialized medicine.
- Thank you for your order, which we received yesterday; it will be shipped to you this week.
- The family of Annis Gething gratefully acknowledges your kind and comforting expressions of sympathy.
- The members of the Board of Directors and I appreciated your presentation
- yesterday and want you to know that we are taking your concerns under serious advisement.
- This is to acknowledge receipt of the rerouted shipment of Doncastle tennis rackets, catalog number AE-78573.
- This is to confirm our recent conversation about the identification and removal of several underground storage tanks on my property.
- This will acknowledge receipt of your report on current voter attitudes.
- This will confirm our revised delivery date ofNovember 6.
- We are proceeding with the work as requested by Jerome Searing in his May 3, 2002, telephone call.
- We hereby acknowledge that an inspection of the storm drain and street
- construction installed by the Bagshaw Company in the Rockingham subdivision has been completed.
Những đoạn văn mẫu
- Your letter of July 16 has been referred for review and appropriate action. We value you as a customer and ask your patience while a response is being prepared.
- Thank you for the update on the preparation of the Price-Stables contract. I appreciate knowing what progress you’re making.
- Thank you for your workshop proposal, which we have just received. Ms. Bramber is out of the office for the next two weeks but will contact you soon after she returns.
- Thanks for the samples. As soon as we’ve had a chance to get them under the microscope and run some tests, we’ll let you know what we find. I’ve received your kind invitation to join the Friends of the Library committee. I need to review other commitments to be sure that I can devote as much time to the Friends as I’d like. I’ll let you know next week. In the meantime, thanks for thinking of me.
- The information you sent was exactly what I needed. It will take several weeks to reach a decision, but I’ll call as soon as I do. In the meantime, thanks for your promptness.
- Thanks for the call this morning, Janet. I’ll see you on May 23 at 10:00 a.m. and will bring the spring lists with me.
- I wanted you to know that I received your letter this morning, but as I’m leaving for Dallas later today I won’t have time to look into the billing problem with the contractor for another week or so. If you need action sooner than that, give Agnes Laiter a call.
- I’m glad we were able to reach an agreement on the telephone this morning. I’ll have the contracts retyped—inserting the new delivery date of March 16, 2003, and the new metric ton rate of $55—and sent to you by the end of the week.
- Thank you for telling me about the divorce. It’s been too long since I’ve seen you. Can we get together sometime? How about breakfast Saturday morning? That used to work for us.
- Thank you for your letter of June 9, describing the employee behavior you encountered on three different visits to our store. We are looking into the situation, and will let you know what we find. In the meantime, please accept our apologies for any embarrassment or unpleasantness you experienced.
- Thank you for your letter of application and your résumé. We have received numerous responses to our advertisement, which means you may not hear from us immediately. Beginning March 1 we will call qualified applicants to arrange interviews.
- We received your request for information on estrogen replacement therapy and for a sample of the placebo skin patch. Because of the enthusiastic response to our advertisement, we have temporarily exhausted our supplies of the skin patch. I’m enclosing the literature you requested, and will send the skin patch in approximately two weeks.
Bài viết này nằm trong Series: Hướng dẫn viết các loại thư tiếng Anh của dịch thuật Lightway
