Hướng dẫn cách viết thư tiếng Anh

Có rất nhiều loại thư từ khác nhau, chẳng hạn:

a. Thư yêu cầu; b. thư cung cấp thông tin; c. thư đưa ra lời khuyên; d. thư đề nghị/đề xuất; e./ thư than phiền; f. thư xin lỗi; g. thư xin việc; h. thư gửi ban biên tập/tác giả (trình bày ý kiến và/hoặc đưa ra giải pháp/đề nghị); và i. thư chuyển giao.

Một bức thư chỉn chu thì cần có những thành phần sau:

a) Một lời chào phù hợp

Dear Ms Crawley, Dear Mr and Mrs Jones, Dear Sir/Madam, Dear Tony;

b) Phần giới thiệu: cho biết lý do bạn viết thư

c) Phần thân bài: trong đó bạn diễn giải về chủ đề, bàn về các đối tượng mà bức thư nhắm tới

d) Phần kết luận: tóm tắt chủ đề; và

e) Phần kết phù hợp:

Yours faithfully/sincerely + tên họ, Best wishes + tên

Trong bài viết này Dịch thuật Lightway sẽ hướng dẫn các bạn chi tiết cách viết các loại thư từ tiếng Anh sao cho chuẩn xác nhất.

Văn phong khi viết thư tiếng Anh

Văn phong của bức thư thay đổi tùy vào việc người nhận là ai. Ví dụ, một bức thư gửi cho người không quen biết thì cần viết cho khách sáo, viết thư tiếng Anh cho người quen sơ thì văn phong cần lịch sự, còn thư viết cho người quen thân thì giọng văn thân mật.

Bức thư có văn phong khách sáo bao gồm:

– Lời chào và lời kết khách sáo;

– Ngôn ngữ khách sáo. Tức là dùng nhiều câu phức (Having spoken to the manager in person, I still feel my requests have not been satisfied.) Không dùng từ thông tục (Please keep me informed regarding any further developments. KHÔNG VIẾT: Please keep me posted about what’s happening). Thường sử dụng thể bị động (A two-week package holiday to the picturesque village of St Martin’s is being offered by our agency for only USD 3,600.), và dùng từ phức tạp (I feel it is appropriate to explain to you some of the practices which are enforced throughout all of our branches)

– Không viết tắt

Viết thư tiếng Anh có văn phong thân mật sẽ bao gồm:

Lời chào và lời kết thân mật

Ngôn ngữ và giọng điệu thân mật, dùng nhiều quán ngữ, thành ngữ (It was a blessing in disguise that I didn’t apply for the job as that company is now in deep financial trouble.), dùng các ngữ động từ (I’ll look you up next time I’m in Brussels), dùng tiếng Anh thông tục và lược bỏ đại từ (Hope to see you soon!)

Bức thư có văn phong lịch sự (semi-formal) sẽ bao gồm:

Lời chào khách sáo (Dear Mr and Mrs Smith);

Lời kết thân mật (Best wishes/Yours + tên họ)

Giọng văn tôn trọng, tùy vào mối quan hệ giữa bạn với người nhận. Ngoài ra, không nên lược bỏ các đại từ, và sử dụng các quán ngữ cẩn thận.

Bài tập 1

Đọc các trích đoạn sau đây và xác định xem chúng thuộc sử dụng văn phong nào: a) khách sáo. b) lịch sự. c) thân mật. Hãy gạch dưới những đặc điểm cho bạn biết văn phong của chúng. Mục đích của những bức thư này là gì? Thư gửi cho ai

Bài tập 2

Đọc những đề bài dưới đây và cho biết bạn cần phải viết loại thư gì trong mỗi trường hợp

Bài tập 3

Nhìn hình dưới đây và cho biết mỗi hình dùng để cho loại văn phong nào, khách sáo, lịch sự, hay thân mật?

Bài tập 4

Nối đoạn đầu và đoạn kết với nhau

Tìm hiểu thêm các kỹ năng viết khác:

Sau đây chúng ta sẽ khảo sát cụ thể từng loại thư khác nhau khi viết thư tiếng Anh

1. Viết thư yêu cầu bằng tiếng Anh

Thư yêu cầu là loại thư dùng để xin phép, nhờ giúp đỡ, hỏi thông tin, xin lời khuyên v.v. Trong thư cũng có thể sẽ cung cấp thông tin, giải thích một tình huống, đưa ra những đề nghị, trình bày những luận điểm nhằm hỗ trợ cho một ý kiến nào đó mà trong đề bài yêu cầu.

Sử dụng ngôn ngữ phù hợp khi viết thư yêu cầu tiếng Anh

Các bạn có thể mở đầu bức thư bằng những cách nói sau:

I’m writing to ask if you would be so kind/generous as to…

I’m writing to request your assistance concerning the matter of…

I wonder if you could possibly/if it would be possible for you to help me

I would (greatly) appreciate it if you could…

I would be most grateful if you could…

I am writing to ask/enquire if/whether I might (perhaps) be permitted/allowed to…

I am writing to request your (kind) permission for…/(for me) to…

I wonder if I might ask you for/request your valuable advice on/concerning…

Và kết thúc bức thư bằng những cách sau:

I hope that my request will no inconvenience you too much.

I must apologize for troubling you with this matter

I hope that you will forgive me for taking up your valuable time

I look forward to hearing from you/receiving your reply as soon as possible

Thank you in anticipation of your/in advance for your kind cooperation.

2. Viết thư cung cấp thông tin bằng tiếng Anh

Thư cung cấp thông tin sẽ mang giọng văn khách sáo, liên quan tới một tình huống cụ thể nào đó. Mục đích chính là cung cấp thông tin, thường là để hồi đáp yêu cầu của người khác. Thư cung cấp thông tin bằng tiếng Anh cũng có thể đưa ra những đề xuất, mong muốn giúp đỡ, hoặc ý kiến v.v.

Mỗi ý trong thư nên được trình bày thành từng đoạn riêng biệt bắt đầu bằng câu chủ đề rõ ràng, và đưa ra các dẫn chứng, ví dụ minh họa.

Một số cách dùng từ hiệu quả khi viết thư cung cấp thông tin bằng tiếng Anh

• Cửa sổ thông minh: Giải pháp tiết kiệm năng lượng cho tương lai?
• Rượu vang mất vị do biến đổi khí hậu
• Thịt nhân tạo là gì và có phải giải pháp bền vững?
• Tìm hiểu lịch sử võ học Bình Định
• Con sít, con nít và con nhít

3. Thư nêu ý kiến bằng tiếng Anh

Thư cho lời khuyên

Thư cho lời khuyên thường viết bằng giọng văn khách sáo, và là thường là để trả lời cho một yêu cầu nào đó. Ngoài ra, thư cho lời khuyên cũng có thể trình bày một số đề xuất, cho ý kiến về một tình huống nào đó.

Mỗi ý nên được trình bày thành một đoạn văn, có câu chủ đề, có ví dụ minh họa.q

Cách dùng từ hiệu quả khi cho lời khuyên

Thu đề xuất, kiến nghị

Trong loại thư này bạn thường được yêu cầu trình bày quan điểm của mình về một vấn đề, và đưa ra đề xuất cho vấn đề ấy, kèm theo kết quả kỳ vọng. Bạn có thể bắt đầu những đề xuất của mình với những cách nói như: to begin/start with, Firstly, Secondly, Additionally, Finally v.v. Bạn nên sử dụng nhiều các từ nối để trình bày các kết quả kỳ vọng: thus, as a result, consequently, therefore, as a consequence.

I would also suggest advertising in the local newspaper, as a result, you would attract more attention to your new range of special offers.

Thư gửi nhà chức trách, tổng biên tập

Thư gửi nhà chức trách, tổng biên tập phải viết bằng giọng văn khách sáo. Loại thư này trình bày mối bận tâm và quan điểm của người viết về một vấn đề cụ thể nào đó, và thường đưa ra những đề xuất về cách giải quyết. Bạn cần nói rõ về vấn đề, nguyên nhân và hệ quả của nó.

Một số cách dùng từ hiệu quả:

Khi viết thư cho tổng biên tập các tờ báo và tạp chí thì a) chúng ta muốn trình bày sự đồng tình hoặc phản đối của chúng ta về một điều gì đó ảnh hưởng đến lợi ích cộng đồng, hoặc b) chúng ta muốn phản hồi các bức thư và bài viết đã xuất bản trước đó mà chúng ta đặc biệt quan tâm.

Các bức thư dạng này thường có giọng văn nửa lịch sự nửa bình dân, như dùng nhiều quán ngữ, phasal verb, và câu hỏi tu từ. Và cốt yếu là muốn thuyết thục được người đọc.

Khi viết thư cho tổng biên tập thì cần thiết phải nhắc tới những người khác sẽ nghĩ gì về quan điểm chúng ta đang trình bày.

4. Thư than phiền tiếng Anh

Thư than phiền là loại thư bạn dùng để than phiền về một vấn đề nào đó đang xảy ra (chẳng hạn như thái độ của một nhân viên, thông tin thiếu chính xác v.v.). Bức thư cần giải thích lý do bạn than phiền, và thường bao gồm những đề nghị/yêu cầu/đòi hỏi liên quan tới những gì bạn nghĩ là nên được thực hiện.

Ngôn ngữ nặng nhẹ tùy vào cảm xúc của người viết thư và tính nghiêm trọng của sự việc, nhưng đừng bao giờ sử dụng từ ngữ thô bạo.

Than phiền nhẹ nhàng

I am writing to complain about a factual error in yesterday’s newspaper.

I hope that you will give this matter your prompt attention.

Than phiền mạnh

I am writing to express my strong disapproval concerning the offensive behavior of an employee at your company.

I demand a full, written apology or I will be forced to take legal action.

Một số cách dùng từ hiệu quả khi viết thư than phiền tiếng Anh

5. Thư xin lỗi bằng tiếng Anh

Nếu bạn nhận được một bức thư than phiền thì dĩ nhiên theo phép lịch sự bạn cần phản hồi nó. Mục đích viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh là để giải thích lý do cho vấn đề bị than phiền, và đảm bảo rằng tình huống ấy sẽ được giải quyết. Bạn cùng có thể đưa ra một số đề nghị bồi thường.

Thư xin lỗi bằng tiếng Anh thường viết bằng giọng văn khách sáo, giọng điệu lịch sự hết sức có thể.

Bạn nên bàn về các vấn đề bị than phiền theo từng đoạn văn riêng biệt

Một số cách dùng từ hiệu quả khi viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh

6. Viết thư xin việc bằng tiếng Anh

Thư xin việc bằng tiếng Anh mục đích rõ ràng là để xin một công việc, một vị trí, hoặc một suất trong khóa học nào đó. Thư xin việc thường bao gồm các bằng cấp, chứng chỉ đào tạo, nghề nghiệp, các chi tiết về kinh nghiệm làm việc trước đây của bạn, kỹ năng và phẩm chất. Kinh nghiệm nên được trình bày rõ ràng bằng cách sử dụng các từ nối như currently, before this, subsequently, prior to this, following, whereupon v.v.

Một số cách dùng từ hữu ích khi viết thư xin việc bằng tiếng Anh

Một số cách dùng từ hưu ích khi viết thư đăng ký khóa học bằng tiếng Anh